SignHere gebruiken bij inkoopdocumenten: go or no go?

Onlangs was een klant op zoek naar een nieuwe oplossing om inkoopdocumenten elektronisch te ondertekenen met eID of Itsme. Ze besloten met SignHere aan de slag te gaan; een tool die het mogelijk maakt om documenten waarvoor een handtekening vereist is digitaal te ondertekenen, goedkeuren en verspreiden. Onze collega Dirk Andries neemt je mee in een interessante user-case. Benieuwd? Lees mee!

Gebruiksvriendelijke tool

De klant was op zoek naar een gebruiksvriendelijke tool om documenten te ondertekenen met gecertificeerde ID-verificatie voor inkoopdocumenten. De oude oplossing voldeed niet meer aan de huidige beveiligingseisen. Om een inkoopdocument te ondertekenen, moest je je eID in de eID-kaartlezer van je werkstation steken. Deze oplossing was echter gebaseerd op Microsoft Internet Explorer (IE) en maakte gebruik van Adobe Acrobat en plug-ins, maar IE is na verloop van tijd uitgefaseerd. Er moest dus een keuze gemaakt worden voor een nieuwe standaardbrowser een nieuwe tool om te ondertekenen. Dit werd allereerst Chrome, maar ook deze browser bleek niet compatibel met de bestaande oplossing op basis van Adobe Acrobat. En daar kwam SignHere in het spel!

SignHere

Om de nieuwe tool SignHere te integreren met de bestaande implementatie. moesten er enkele wijzigingen worden aangebracht. Die met name in de workflow voor het ondertekenen van de inkooporders een aantal wijzigingen zijn toegepast. De goedkeuring stroom is hetzelfde gebleven. Het document wordt verwerkt in de maatwerk ontwikkeling van SAP; de betrokken keuren de content op een Chrome-scherm goed; en vervolgens ondertekent de laatste persoon in de goedkeuring keten het document in SignHere.


Zo werkt de integratie van Chrome en SignHere:

  1. Wanneer de goedkeuringsworkflow start, controleert het systeem of er al een eerdere versie van het document bestaat in SignHere. Als dit het geval is, wordt deze versie verwijderd. Maar het kan ook dat er toch belangrijke wijzigingen zijn in een document dat al wel in SignHere bestaat. Dan is het het idee dat deze significante verandering een nieuwe goedkeuring stroom in gang zet.

  2. Als het op een na hoogste niveau in de goedkeuring keten het eens is met de inhoud van het document in Chrome, wordt het overgedragen aan SignHere.

  3. Het hoogste niveau in de goedkeuring keten ontvangt dan een werkitem in zijn/haar inbox met twee opties: ga nu naar SignHere of besluit dit later te doen. Als je op de knop <ga naar SignHere> drukt, toont het systeem je een kleine procesbeschrijving van de vervolgacties in SignHere.

  4. Als je <ga naar SignHere> selecteert, opent SignHere het te ondertekenen document. De gebruiker moet door het hele document scrollen om er zeker van te zijn dat hij/zij het grondig heeft gecontroleerd voordat hij/zij ondertekent. De weiger knop kan worden gebruikt zonder door het hele document te hoeven scrollen.

  5. Als de gebruiker besluit het document te ondertekenen, moet hij/zij de algemene voorwaarden van SignHere bevestigen door een selectievakje aan te vinken. Pas dan verschijnt de knop <Start ondertekenen>. Wanneer de gebruiker op de knop drukt, geeft een pop-up hem/haar de keuze tussen twee opties: ondertekenen met Itsme of via je eID.

  6. De workflow wacht op feedback van SignHere of het document is ondertekend of afgewezen.

  7. Een ondertekend document wordt opgeslagen. Een afgewezen document komt in een nieuwe cyclus voor aanpassingen en goedkeuring. In beide gevallen wordt het document uit SignHere verwijderd, zodat het geen verschillende versies van hetzelfde document kan bevatten.


Dirk’s conclusie is simpel: je kunt met een gerust hart SignHere implementeren om SAP PDF-inkooporders te ondertekenen. Deze oplossing rekent voorgoed af met de eindeloze en vaak stresserende last minute jacht op de nodige handtekeningen. Dankzij SignHere bespaar je kostbare tijd en kun je genieten van een meer kwalitatieve samenwerking.