Self service procurement: hoe ver kun je gaan in het decentraliseren van je inkoop?

Procure to pay (P2P) - proces stappen

Er zijn veel stappen en acties tussen het identificeren van een behoefte en het betalen van een leverancier voor de geleverde goederen of diensten. Met self service inkoop kun je de betrokkenheid van je bedrijf bij het proces maximaliseren zonder de boekhouding en inkoop te overbelasten. Het biedt je handige tools om de vele stappen op een efficiënte manier uit te voeren, van het aanmaken van een Purchase Requisition (PR), tot en met het afhandelen van facturen. Dit met volledige transparantie in alle verschillende stappen.

Twee andere processen die sterk verweven zijn met inkoop, zijn het source-to-contract proces en master data management. Voordat je een financiële toezegging met een leverancier aangaat, moeten alle contracten op orde zijn - van een ondertekende offerte tot specifieke contracten als een Service Level Agreement of een Non-Disclosure Agreement. En natuurlijk, wanneer je met een nieuwe leverancier of een nieuw product gaat werken, moeten de stamgegevens worden ingesteld.

Om een volledige decentralisatie van inkoop weer te geven, nemen we je mee in een use case. In een groot bedrijf met meerdere entiteiten hebben we ervoor gezorgd dat elk van de meer dan 1.000 medewerkers zelf een inkoopaanvraag konden doen. In lijn met de opzet van selfservice inkoop in S/4HANA, waren zij ook verantwoordelijk voor de goederenontvangst voor diensten en goederen die niet via een magazijn werden verwerkt. Kwam er een hoeveelheid of prijs niet overeenkwam op de factuur? Dan was er een actie nodig van de aanvragers van de aankopen.

We identificeerden drie soorten self service aankopen die van toepassing zijn op alle medewerkers:

1. aankopen via interne (hosted) catalogi met vaste prijsafspraken voor verschillende leveranciers, of via externe (punchout) catalogi voor bestellingen op websites van specifieke leveranciers;
   
   
2. aankopen via vrije tekst PR's om goederen te bestellen die in geen enkele catalogus beschikbaar zijn;
   
   
3. aankopen van diensten, die worden beschouwd als mijlpaal aankopen met vaste leveringsdata; de creatie en verwerking zijn vergelijkbaar met het proces van vrije tekst PR's voor goederen en daarom eenvoudig voor de eindgebruikers.

Alle medewerkers zijn getraind, standaardinstellingen ingesteld om het bestellen verder te vereenvoudigen en een reeks duidelijke instructies is opgesteld. Hoewel iedereen in het bedrijf er volledig van overtuigd was dat dit de juiste weg was, moest het hele model al na een paar maanden worden herzien. Honderden facturen werden geblokkeerd vanwege ontbrekende goederenontvangsten, herclassificaties waren nodig vanwege verkeerde account toewijzingen en leveringen liepen vertraging op als gevolg van ontbrekende contracten of stamgegevens in het systeem. Toch bleef iedereen overtuigd van de meerwaarde van self service inkopen. De betrokkenheid van het bedrijf bij het maken van inkooporders was van vitaal belang. Daarom zijn we op zoek gegaan naar een betere manier om de tools van S/4HANA te gebruiken.

Er werd gekozen om de inkoop op te splitsen in twee categorieën:

• creatie en afhandeling van catalogus bestelling
• creatie en verwerking van vrije tekst PR's
  

Het was niet nodig om het bestelproces van de catalogus te wijzigen. Dit inkoopproces verloopt vlot en correct dankzij de reeds bestaande vaste prijsafspraken, contracten en stamgegevens en de goederenontvangst door het centrale magazijn team. Het maken van correcte PR's is eenvoudig omdat alle gegevens rechtstreeks uit het catalogus item komen. De aanvragen worden automatisch omgezet in PO's en zonder tussenkomst van Procurement naar de leveranciers gestuurd. De creatie van de vrije tekst-PR’s moest echter wel worden herzien, en dan voornamelijk voor de diensten. Veel medewerkers waren incidenteel betrokken bij het inkoopproces en dat was niet hun kerntaak. Hoewel de tools eenvoudig te gebruiken waren, vroegen verschillende stappen in het proces extra aandacht. De goederenontvangst werd bijvoorbeeld niet tijdig gedaan, inkooporders werden niet bijgewerkt met nieuwe informatie en de bijgehouden financiële gegevens waren niet geschikt.

In elk team hebben we een zakelijke gebruiker aangesteld voor dit soort aankopen. Deze persoon is verantwoordelijk voor het maken van gratis tekst-PR's voor iedereen in het team. Deze opzet stelt het team in staat om het beste uit de self service inkoop in S/4HANA te halen. De zakelijke expert gebruiker maakt namens de aanvrager een PR. Deze persoon wordt direct betrokken, omdat de goedkeuringsworkflow bij hem/haar begint. Via de applicatie ‘Ontvangst goederen bevestigen’ kunnen zowel de business expert gebruiker als de aanvrager de ontvangst van goederen voor de bestelde diensten of goederen afronden. Met de rapportagetools kunnen beide het hele proces monitoren. Alle afdelingen, van inkoop tot boekhouding, controlling en legal, hebben nu één gebruiker per team die het enige aanspreekpunt is. Veranderingen in het proces of het systeem hoef je alleen maar uit te leggen aan een selecte groep mensen. Ze gebruiken het systeem regelmatig en kennen daardoor het belang van elke stap. Dit heeft geleid tot verbeteringen in elke stap van de stroom. Inkopen worden op tijd gedaan, kosten worden in de juiste periode aan de juiste objecten toegerekend en facturen worden op tijd betaald.

Self-service inkoop in S/4HANA biedt je alle tools om het purchase-to-pay proces eenvoudig af te handelen. De applicaties zijn gebruiksvriendelijk, spreken voor zich en bieden transparantie bij elke stap van het proces. Het is echter essentieel om na te denken over hoe je deze tools maximaal kunt gebruiken.Iedere medewerker kan eenvoudig zijn of haar eigen inkoopbehoefte bestellen. Door meerdere catalogi te maken (hosted, punchout, Ariba), kun je het hele proces starten vanaf elke eindgebruiker in jouw bedrijf. Voor de inkoop van artikelen buiten de catalogi, biedt de on-name functionaliteit van self-service inkoop een uitstekende en werkbare oplossing die de kans op fouten in de verschillende stappen van het inkoopproces minimaliseert.